Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Kiipeilyn Vuoksi ry 3017928-3
c/o Jaakko Nousiainen
Variksenmarjankatu 7
53500 Lappeenranta
Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita seura toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.
Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Aki Laaksonen
[email protected]
0504449964
Rekisterin nimi
Kiipeilyn vuoksi ry:n jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Yhdistyslain (503/1989) 10 §:n mukaan yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa.
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
o Jäsenyyksien ylläpito
o Kiipeilylehden lähettäminen Suomen kiipeilyliitto ry:n jäsenseurojen jäsenille
o Analysointi ja tilastointi (jäsenmäärän, sukupuolijakauman ja ikärakenteen todentaminen)
o Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö
Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
o yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
o Ikä (onko yli vai alle 19-vuotias)
o jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
o palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
Henkilötietojen käsittelyssä toteutetaan tietosuojaperiaatteita.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot pyydetään jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla.
Tietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään toimintavuoden ajan, jonka jälkeen tiedot hävitetään.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteristä vastaa seuran sihteeri ja varalla seuran hallituksen jäsenet.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
o Suomen kiipeilyliitto ry:lle jäsenlehden ja jäsenyyden todentamista varten
o Kiipeilyvakuutuksen myöntävälle vakuutusyhtiölle vahinkotapaukseen liittyen jäsenyyden todentamiseksi.
o Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.
Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.
Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain seuran sihteerillä ja hänen ollessa estyneenä seuran hallituksen jäsenillä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:
Kiipeilyn Vuoksi ry
c/o Jaakko Nousiainen
Variksenmarjankatu 7
53500 Lappeenranta
tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected]
Pyynnöt voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Variksenmarjankatu 7
53500 Lappeenranta
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla seura käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kiipeilyn Vuoksi ry:llä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta. Ilmoitamme muutoksista verkkosivuillamme www.kiipeilynvuoksi.fi, josta löydän myös viimeisimmän version tietosuojaselosteesta.